¿Debo cancelar mi evento? El streaming como alternativa al evento presencial

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¿Debo cancelar mi evento? El streaming como alternativa al evento presencial

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12 Mar

¿Debo cancelar mi evento? El streaming como alternativa al evento presencial

Tener que tomar la decisión de posponer o cancelar un evento o formación presencial, puede generar muchas inquietudes y situaciones complicadas de manejar. Por ello, no está de más tener en cuenta desde que comienzas a organizarlo, que puede haber factores que te obliguen a cancelarlo o posponerlo. Si estás en esa situación es muy probable que te preguntes: ¿suspender el evento es realmente mi única alternativa? 

 

¿Necesitas realmente que tu evento tenga asistencia presencial?

Aunque es cierto que en muchas ocasiones será un decisión necesaria, en otros casos suspender o cancelar tu evento o formación no es la única opción. De hecho, desde grandes empresas como Microsoft o Google a otras menos conocidas están transformando sus eventos presenciales en congresos virtuales mediante el vídeo streaming.

No siempre se necesita una ubicación física, ni que los participantes asistan de forma presencial para organizar o dar continuidad a un evento, formación o congreso de éxito. Muchas empresas y organizaciones han optado por una solución intermedia que pasa por utilizar el audiovisual, en formato vídeo streaming en directo. De esta forma pueden continuar adelante con su evento, convocando a los asistentes para que se unan de modo virtual desde su lugar de trabajo, su oficina, su casa o su habitación de hotel.

 

¿Realmente el streaming es una alternativa?

No importa si tus presentadores, oradores, conferenciantes o invitados están ubicados en diferentes lugares del mundo. Si estás conectado a Internet y tus asistentes pueden conectarse remotamente, entonces tienes todo lo que necesitas para organizar un evento virtual.

Por ejemplo, un seminario que se transmite en vivo por Internet, el lanzamientos de nuevos productos o una rueda de prensa, son tipos de eventos que pueden realizarse vía streaming,  permitiendo al usuario interactuar en vivo como si de un evento presencial se tratase.  Son muchos los tipos de eventos que pueden realizarse vía streaming, como te explicamos en nuestro anterior artículo 6 tipos de eventos presenciales que se pueden realizarse vía streaming.

Con los eventos en Streaming estás ofreciendo, por medio del contenido en tiempo real, una gran oportunidad para que las personas que asisten  puedan disfrutar del contenido y conectar con otros asistentes con los que de otra manera no hubieran podido conectarse.  Transformar tu evento presencial en virtual, consigue crear oportunidades que se habrían perdido en caso de cancelar un evento por no poder celebrarse físicamente.

 

¿Por qué debería convertir mi evento presencial en un evento virtual vía streaming?

En caso de ya haber promocionado tu evento y tener usuarios registrados la respuesta es obvia: convertir tu evento a una modalidad de streaming repercutirá de forma muy positiva en los usuarios y clientes. Además, mejorará en gran medida tu imagen de marca, al mostrar un compromiso real con los asistentes.

En caso de estar en la fase de planificación, una de las mayores ventajas es el gran ahorro en los costes operativos y de marketing.  Por otro lado, es un hecho que los eventos virtuales o por streaming pueden ser más fáciles de administrar que los eventos en persona y al mismo tiempo son extremadamente efectivos. No necesitas pasar meses buscando un lugar, pensando en abastecer u ordenar la documentación de salud y seguridad, y los asistentes tienen el beneficio de no tener que considerar la logística para llegar al evento.

Un evento en streaming  puede, además, ayudar a aumentar tu lista de contactos, ya que si lo deseas puedes pedir los datos de los usuarios que se quieran conectar a tu evento. Además, al grabar el evento, habrás creado una valiosa pieza de contenido que se puede compartir con los asistentes una vez finalizado u ofrecer como un activo cerrado en su sitio web para que otras personas lo descarguen.

 

Elementos clave de un evento por streaming

Independientemente de la idea de evento online que desees seguir, hay algunos fundamentos a tener en cuenta en todo momento. Asegúrate de tener un gran presentador, contar con oradores expertos y que sepan transmitir correctamente el mensaje. Brinda oportunidades de establecer contactos y encontrar formas de agregar valor para los asistentes en cada paso del camino.

La buena retransmisión del evento en directo por streaming es una parte fundamental para el éxito.  Ten en cuenta que el medio de transmisión es casi lo más importante. Busca calidad en los servicios. Imagina tener un evento con un gran orador y que atrae a muchos usuarios online, pero luego la transmisión falla. ¡El evento se echa a perder totalmente!

Por ello, contratar los servicios de una empresa especializada en streaming es vital, y la mejor forma de garantizar que tu Live streaming será perfecto y de que los asistentes virtuales van a contar con una experiencia única. Esto te dará un valor incalculable y te situará en el top de eventos virtuales.

 

Consigue repercusión online antes del evento

Para conseguir que tu evento se siga online, tienes que realizar una labor de promoción, dando a conocer todos los aspectos del mismo y llamar a la participación. El buen uso de las redes sociales como Twitter, Facebook o Linkedin es esencial. También es importante desarrollar un buen sitio web de promoción del evento donde los usuarios puedan informarse de todos los detalles: el lugar, el horario, los ponentes, las conferencias, etc.

Esfuérzate por captar la atención de los usuarios desde el primer momento generando expectativa y así conseguir su participación y asistencia online. Esto lo puedes hacer con información exclusiva a través de las redes sociales, con gráficas, imágenes y vídeos interesantes, concursos, invitados sorpresa o con testimonios y vídeos resumen de ediciones anteriores.

 

Graba tu evento y facilita vídeos bajo demanda

No hay que olvidarse de las personas que también están interesadas en tu contenido y no pueden asistir en directo. Para alcanzar el mayor público posible es importante facilitar todo el contenido bajo demanda. Esto te asegurará una mayor difusión. Cuando un evento se retransmite por vídeo streaming, el contenido, además de ser visualizado en directo, queda a disposición de los usuarios bajo demanda para su consumo desde el mismo momento de su realización.

Además, este contenido podrás utilizarlo en futuras actividades de marketing o comunicación interna de tu empresa. De  este modo el éxito de tu evento se extenderá en el tiempo y no sólo se quedará en el día en el que es retransmitido vía streaming. 

 

El vídeo streaming la mejor alternativa de evento virtual

Las posibilidades para crear una experiencia enriquecedora para los asistentes son muchas, como la retransmisión multicámara, permitiendo que el espectador no pierda ni un solo detalle. Puedes integrar cualquier tipo de elemento multimedia, vídeos, imágenes, audios, etc., en el directo. Si tu público es internacional, incluso puedes puedes ofrecer la traducción simultánea a diferentes idiomas.  Si tu evento es de pago puedes trasladar tu taquilla a una pasarela de pago virtual.

Hasta los patrocinadores pueden verse beneficiados por medio de incluir un sistema de pre roll de vídeo que recibe a cada uno de los asistentes antes de acceder al evento. Por no hablar de los banners promocionales o emplazamiento de producto. Por la gran cantidad de posibilidades, los eventos retransmitidos en streaming son la mejor alternativa al evento presencial.

 

¿Es el vídeo streaming la solución en mi caso?

Antes de comenzar a organizar un evento o pensar en cancelar o posponer, piensa en las grandes posibilidades que te ofrece. Evalúa si realmente es necesario que los asistentes tengan que estar de forma presencial para conseguir los objetivos del mismo.

Si necesitas asesoramiento para organizar o transformar un evento o formación presencial en virtual, nuestro equipo está a tu completa disposición para ayudarte y mostrarte todas las posibilidades que te ofrece el vídeo streaming.