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Difusión de eventos: Todo lo que debes tener en cuenta

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Difusión de un evento: todo lo que debes tener en cuenta
12 Nov

Difusión de eventos: Todo lo que debes tener en cuenta

Si quieres organizar un evento y sientes que hay demasiados factores y elementos a los que atender, este post te interesa. Te explicamos qué debes de tener en cuenta para difundir tu evento de forma exitosa.

Cuáles son las claves para difundir un evento 

Entre escoger los espacios, definir la asistencia, elegir el catering o diseñar la programación, tal vez estás pasando por alto un elemento clave que es importantísimo: el plan de difusión de tu evento. Es común que algunos organizadores le resten importancia porque ni siquiera saben cómo pueden sacarle partido. Créenos, un buen plan de difusión de eventos marcará un antes y un después en tu actividad y llevará tus eventos a otro nivel.

Está bien, ¿y ahora qué?

 

Aspectos a tener en cuenta antes del evento

La página del evento

El diseño de una landing page promocional que sea atractiva y útil es imprescindible. Esta página puede darte mucho juego. Además de compartir la información del acto de manera detallada, puedes presentar a los ponentes, mostrar el lugar o incluir enlaces a la compra de entradas. También podrás compartir la programación de la jornada con los usuarios.

Es como una especie de carta de presentación. En ella podrás agrupar las comunicaciones con los asistentes, colaboradores y patrocinadores, antes y después de tu evento. Igualmente, es muy recomendable que enlaces tus redes sociales corporativas y que motives a los usuarios a participar en ellas para lograr una mayor difusión. Todo esto desde mucho antes de la celebración.

Crea una landing page efectiva para tu evento que incluya: Formulario de inscripción, programa y ponentes, lugar, fecha y hora, patrocinadores, información de contacto y enlaces a redes sociales

Crea un evento en redes sociales para darle difusión

Algunas redes sociales ofrecen opciones muy interesantes a la hora de difundir según qué contenido. Es el caso de Linkedin o Facebook. Ambas permiten crear y compartir eventos con los asistentes y amigos de tal manera que podrás multiplicar la visibilidad de tu evento antes de que se celebre. También hay que tener en cuenta que no todos los usuarios que le den al botón de «Asistiré» en las redes acudirán finalmente a tu evento, por lo que tendrás que medir la asistencia de otros modos. Hablaremos de esto en los siguientes puntos.

Este tipo de eventos creados en redes suele compartirse con facilidad entre los usuarios. Antes de publicar tu evento en una red social debes asegurarte de que la información que contiene es correcta. Comprueba que el texto, la imagen y otros elementos como los links son exactamente lo que quieres compartir. ¿Por qué esto es importante? Porque resulta molesto que a tus asistentes les llegue una notificación cada vez que modificas algo en tu página del evento. ¿Cuántas veces nos han llegado mensajes como «Se ha actualizado la foto de portada del evento X» o «Se ha cambiado una coma en el texto del acontecimiento Z»? Evita invadir con mensajes molestos a los invitados para eque no sientan la tentación de darse de baja.

Para eventos de empresa, crear un evento en LinkedIn te ayudará a aumentar el alcance e incrementar el número de asistentes

El calentamiento en las semanas previas

¿Tú también estás más alegre o inquieto cuando se acerca una fecha en la que tienes planificado algo que te gusta o te hace ilusión? Esa es exactamente la sensación que deberían tener los asistentes a tu evento días o semanas antes de que este se celebre. ¿Cómo puedes conseguirlo? A través de marketing de contenidos.

Monitoriza y analiza todas las menciones y referencias al evento

El marketing de contenidos no es una técnica nueva.  No obstante, lo que sí es cierto es que cada vez es más importante en el mundo de los eventos.  Como hemos visto, crear contenidos es una de las mejores formas de promocionar el acto y conseguir la máxima difusión.

La mejor forma de conocer el alcance de tus contenidos es mediante el análisis de datos, te ayudará a visualizar qué publicaciones son relevantes. Es lógico que te plantees si conviene hacer una campaña de marketing previa para hacer tu evento más visible y cómo podrás medir los resultados.

Para conocer con exactitud la repercusión de tu campaña, puedes utilizar herramientas como Brandmentions. Esta herramienta realizará por ti el trabajo de buscar en cada rincón de Internet para encontrar todas las menciones relevantes sobre sobre tu evento, ya sea en redes sociales, medios de comnicación digitales, foros, etc… Solo analizando los datos podrás evaluar la situación y tomar las decisiones adecuadas en ocasiones posteriores.

Herramientas como Brandmentions te ayudarán a monitorizar todas las menciones en torno al evento. Tanto en redes sociales como en medios digitales, blogs y sitios web

Aquí te proponemos 3 ideas de contenido para hacer atractivo tu evento y aumentar el interés de los asistentes antes de que se celebre:

  1. Desvela quiénes serán los invitados confirmados: Ve informando de los ponentes, invitados o colaboradores que participarán en la programación del evento.
  2. Publica entrevistas con los ponentes: Haz que les conozcan un poco más, que sepan a qué se dedican, cuáles son sus inquietudes o simplemente que conozcan de qué hablarán en el evento.
  3. Comparte posts con contenido exclusivo: Ofrece publicaciones útiles con recursos que puedan interesar a tus invitados como pueden ser artículos de prensa relacionados.

Despierta el interés de los asistentes a tu evento antes de su celebración. Realiza entrevistas, comparte los invitados confirmados y ofrece contenido exclusivo para captar su atención

Los tickets o entradas al evento

Una de las peores cosas que se pueden sentir al organizar un evento es encontrarte con que no tienes suficientes asistentes o que los que asisten no se inscriben. Sin embargo, hay una solución: Plataformas de gestión de eventos. Estas herramientas te permiten gestionar el evento de una forma eficaz y más sencilla.

Si estás organizando un evento y quieres automatizar sus inscripciones y asistentes, puedes utilizar plataformas como Eventbrite  para gestionar todo este proceso. Eventbrite ha sido una de las herramientas que más ha crecido en el sector de la organización de eventos en la última década. Sin embargo,  hay otras alternativas a Eventbrite como Eventsframe o Vivetix.

Estas plataformas permiten gestionar las entradas y compartirlas en Facebook, Twitter o, ¡en tu propia landing page del evento! Las entradas pueden ser de pago o gratuitas, pero de ambas formar, gestionar la adquisición de estas entradas te permitirá tener una idea más aproximada de las personas que acudirán al acto.

Platafomas como Eventbrite o Eventsframe pueden ayudarte a gestionar las inscripciones y asistentes a tu evento, ya sea de pago o gratuito

Elige un buen hashtag

Utilizar un hashtag propio te ayudará a conectar con los stakeholders de tu evento. Inclúyelo en tu estrategia de difusión  y utilízalo desde el primer momento, tanto en la landing page como en las comunicaciones de redes sociales que hagas sobre el evento.

El hashtag que elijas te permitirá agrupar la actividad que se de en las redes sociales y el contenido específico referente al evento. Localizarás rápidamente el contenido con ese hashtag y agilizarás las conversaciones con cualquier persona que lo utilice. Sobre todo con aquellas personas que no puedan acercarse al evento (si es presencial) y lo sigan a través de redes sociales o de la retransmisión en streaming.

Finalmente, el hashtag que decidas compartir debe representar la esencia del evento de alguna manera. Es recomendable que, abarcando las particularidades de tu evento, sea claro, corto, explicativo y memorable. Igualmente, puede ocurrir que, a lo largo del evento surjan hashtags paralelos haciendo alusión a algún hecho divertido o reseñable o con el único fin de resaltar algún aspecto de la organización.

Los temas de conversación en los eventos suelen ser muy variados. Desde el tema de una ponencia o el lugar en el que se está celebrando el acto hasta ese momento en el que el ritmo del evento baja y los asistentes prefieren entretenerse y hablar de cualquier cosa. Pero esto mismo también ocurre online. Por eso es tan importante el hashtag del evento, porque te va a ayudar a dirigir las conversaciones e interacciones.

Monitorizar la actividad en torno al hashtag de tu evento es imprescindible. Existen muchas herramientas que pueden ayudarte con esta parte como por ejemplo Hashtracking o Metricool.

Utiliza herramientas como Metricool y Mashtagify para seleccionar y monitorizar tu hashtag. Te ofrecen información en tiempo real e informes completos

Debes vigilar la conversación tanto en el hashtag oficial, como en otros paralelos que puedan surgir durante el evento, para conocer las opiniones de los asistentes y así mejorar aspectos del evento en tiempo real. También te ayudará a dinamizar el evento online aportando comentarios adicionales, fotografías u otros contenidos que enriquezcan la experiencia de los invitados.

Si el lugar donde quieres celebrarlo dispone de una pantalla de gran tamaño, es recomendable mostrar la actividad de hashtag en un backchannel con los comentarios que se realicen bajo el hashtag del evento. Esto animará la conversación social en tiempo real y ayudará a que el hashtag oficial adquiera más relevancia.

 

Qué tener en cuenta durante el evento

Realiza una cobertura en directo de tu evento por streaming

Un evento siempre se celebra con un propósito muy claro y no «por amor al arte». Generalmente, uno de los principales objetivos suele ser llegar al mayor número de personas del público objetivo. Si consigues un gran número de asistentes con ciertas características, beneficiarás a tus stakeholders:

  • Patrocinadores.
  • Colaboradores.
  • Ponentes.
  • Organizadores.
  • Medios.
  • Los propios asistentes.

¿Cómo puedes hacerlo? Si quieres llegar al máximo número de personas y conseguir una gran difusión, tu mejor aliado es el streaming. Haz una retransmisión en directo vía web. La cobertura del evento en streaming multiplica de manera exponencial su alcance y te ayudará a llegar a rincones y personas que, de otra manera, serían difícilmente alcanzables.

Con una retransmisión en streaming, tu evento alcanzará carácter global y permitirá a las personas que no han podido asistir físicamente seguirlo como si estuvieran presentes, comentarlo a través de las redes sociales e, incluso, participar en el mismo lanzando preguntas a los ponentes con la ayuda del hashtag que hemos comentado anteriormente.

Retransmite tu evento en streaming para dar la oportunidad de asistir a personas que no puedan participar presencialmente. Es una buena forma de aumentar tu alcance y ofrecerles una mejor experiencia

Si estás pensando retransmitir alguno de tus eventos en streaming es importante que conozcas alguno de sus beneficios. Si grabamos la retransmisión podrás utilizar, posteriormente, pequeñas partes de la grabación como contenido bajo demanda a disposición de asistentes, ponentes, invitados y cualquier persona interesada en los contenidos del evento. Es decir, no sólo te permite seguir el evento en directo sino que te ofrece la posibilidad de:

  • Revivirlo en su totalidad una vez ha concluido.
  • Rememorar los momentos concretos más relevantes.
  • Seleccionar contenido interesante para compartirlo en redes sociales.
  • Escribir posts y artículos que hagan referencia a lo que ocurrió.

No te olvides de monitorizar la audiencia del streaming. Al igual que otras métricas, estos datos te servirán para saber cuándo se conectan y se desconectan a la retransmisión los asistentes. De este modo sabrás qué ponentes o momentos del evento son más interesantes y podrás tomar decisiones con más criterio para futuros eventos. ¿Qué te parecen sus ventajas? A nosotros, ¡nos encantan!

El WiFi para los asistentes

Asegúrate de que el sitio donde celebres tu evento disponga de una buena red wifi a la que se puedan conectar los invitados. De forma indirecta, favorecerás que utilicen sus dispositivos tecnológicos para publicar sus tuits, fotos, vídeos y demás contenidos que giren alrededor del evento.

Es la forma perfecta de que gane relevancia y difusión. Además, tener una red wifi de calidad a disposición de los asistentes les permitirá interactuar y conectar entre ellos y los conferenciantes y conocerse a través de las redes sociales. De este modo podrán entablar conversaciones posteriores enriqueciendo su red de contactos.

 

Después del evento

El eco, tu evento sigue vivo una vez finalizado

¡Aún no ha terminado tu trabajo! Una vez finaliza, comienza una nueva fase en la que puedes seguir implementando el plan de difusión de tu evento. Nuestro consejo es que recopiles las fotos, videos y recursos que se hicieron durante su desarrollo. Con todo este material puedes redactar pequeños posts para redes sociales o diseñar posts para el blog de tu página web. También puedes editar el contenido del streaming, como ya hemos comentado, para convertirlo en píldoras bajo demanda que aporten valor al usuario. Las ponencias, entrevistas y otros recursos pueden resultar de utilidad a muchas personas, ¡aprovecha su contenido!

Todo este contenido te servirá para aportar valor a tu comunidad, ya sea en tu sitio web, en las redes sociales o en tus canales de Youtube o VIMEO. De esta forma conseguirás que el evento consiga más alcance y gane repercusión de cara a su siguiente edición.

Consigue el máximo alcance de tu evento con un buen plan de difusión

¿Eras consciente de todo el potencial que tiene un evento al diseñar e implementar un buen plan de difusión? ¡A nosotros nos encanta la versatilidad que ofrece cualquier evento a la hora de difundirlo y retransmitirlo!

Si ya estás pensando en tu próximo evento, puedes contar con el asesoramiento y experiencia de nuestro equipo para conseguir los mejores resultados. Como organizadores de nuestros propios eventos y de nuestros clientes, sabemos lo importante que es alcanzar la máxima repercusión, conseguir los objetivos buscados y el retorno de la inversión.

En la última edición de nuestro evento Media Content Day, tuvimos la oportunidad de compartir muchos aspectos clave a la hora de organizar un evento. Te recomendamos especialmente dos Keynotes que no dejaron indiferentes a los asistnetes:  5 errores que no debes de cometer al organizar un evento corporativo y «Eventos con superpoderes: Brand Awareness, Lead Generation, Content Marketing«. Te animamos a que continues profundizando en las claves para organizar y difundir un buen evento con estos dos interesantes videos.

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