¿Qué es el marketing de eventos?
El marketing eventos es una de las formas más exitosas en la actualidad. Consiste en brindar experiencias memorables a los consumidores y clientes con el fin de que se relacionen con tu marca. La idea es que la experiencia perdure en su memoria y los impulse a comentar en sus redes sociales, su círculo familiar, de amigos, incluso de proveedores y aliados comerciales.
Pero lo más importante de todo: Un buen marketing de eventos te permite conectar de forma efectiva con los clientes potenciales y ampliar las oportunidades de negocio.
Los formatos pueden ser muy variados, desde ferias y exposiciones hasta congresos, eventos deportivos, culturales o corporativos. Por no hablar de las excelentes oportunidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías en streaming para la organización de eventos virtuales e híbridos. La clave está en que el tipo de evento que organices esté alineado y te ayude a conseguir tus objetivos de negocio.
¿Es el marketing de eventos realmente buena opción para tu empresa?
¡Seguro que sí! Cualquier empresa, partiendo de su propuesta de valor, puede poner en marcha una estrategia de marketing de eventos si así se lo propone. Seguro que la tuya no es una excepción.
Y es que: ¿Qué empresa no desea establecer vínculos más estrechos y emocionales con clientes, inversores, empleados y proveedores?
Piensa en las posibilidades que te ofrece un evento y los beneficios que puedes conseguir. Como pueden ser:
- Establecer relaciones más sólidas con tus clientes: Conocer sus preferencias u opiniones sobre tu producto/servicio.
- Lanzar un producto nuevo: Esta es una excelente forma de introducir un nuevo producto al mercado.
- Promocionar la actualización de un producto o servicio ya existente: Captar mayor atención, darle publicidad y visibilidad a un producto ya expuesto en el mercado, pero que aún no recibe la atención que esperas.
- Mejorar la imagen de tu empresa: Ganar posicionamiento y valor para tu marca. Gracias a la conexión emocional con el público y todas las sensaciones positivas que puedan generarse en el evento.
- Generar rentabilidad en tu negocio: Organizar eventos permite interactuar con clientes potenciales y obtener leads que pueden convertirse en posibles ventas.
- Relacionarse y educar a tus clientes: Para que exista buen número de participantes, es fundamental crear networking y formación. Por ende, la información debe ser interesante y ofrecer un valor añadido para los invitados.
¿Qué aspectos son esenciales para desarrollar una estrategia de marketing de eventos?
Para que tu estrategia de marketing sea exitosa, es importante que definas qué es lo que quieres lograr con el evento. Para esto necesitarás esforzarte. Lo mejor que puedes hacer es pedir asesoría y ayuda de profesionales en el área.
En todo caso, al definir lo que deseas lograr será más fácil precisar cuál es tu audiencia. También te servirá para definir el tipo de evento o el programa que se llevará a cabo dependiendo de la experiencia de engagement que quieras lograr.
Sin embargo, si deseas organizarlo personalmente, es importante que conozcas estos 3 consejos útiles:
1. Establece objetivos claros y realistas que se puedan alcanzar en el evento: A nivel cualitativo como cuantitativo (qué y cuánto se desea obtener).
Puedes usar la técnica SMART. En ese sentido, a la hora de diseñar los objetivos debes asegurarte que sean los más específicos y detallados posibles, que los puedas medir, que sean ambiciosos pero alcanzables. Además, deben ser coherentes con la realidad de la empresa y que tenga una fecha límite para que se cumplan:
Específico: ¿Qué quieres obtener? ¿A qué debes aspirar? Tienes que definir qué objetivo esperas alcanzar.
Medible: ¿Cómo puedes medir el éxito de tu evento? Para evaluar la eficacia de la estrategia, debes establecer los indicadores que te ayuden a valorar la consecución de los objetivos iniciales.
Alcanzable: ¿Puedes realmente alcanzar estos objetivos? ¿Son factibles y realistas? ¿Encajan en la estrategia global del evento?
Relevante: ¿Qué importancia tiene la consecución de los objetivos en la estrategia global de tu evento? Los objetivos específicos tienen que ayudar a conseguir el objetivo o meta final del plan de marketing de tu evento.
Temporal: ¿Cuándo debes alcanzar los diferentes objetivos? ¿De cuánto tiempo dispones para alcanzarlos?
2. Identifica los perfiles del público que te interesa que asistan a tu encuentro, es decir, aquel que tenga mayor probabilidad de convertirse en comprador.
Existen unas preguntas guías que te ayudarán en estas tareas:
- ¿En qué actividad se desempeña?
- ¿Cuál es el promedio de edad que tiene?
- ¿Cuáles son sus puntos de resistencia respecto a lo que ofreces?
- ¿Por qué podría interesarle el evento?
- ¿Qué beneficios puede brindarle?
Además, para llegar al público objetivo, debes evaluar cuáles serían los canales ideales para lograrlo y qué mensaje vas a enviar.
Dependiendo del momento en el que te encuentres en la estrategia de marketing eventos, podrás utilizar algunos o muchos canales: la prensa, las redes sociales, campañas de publicidad de pago en Google o redes sociales, email marketing, etc.
Por su parte, el mensaje debe conectar con las necesidades de tu público objetivo. Una forma de lograrlo es hablar de una necesidad que tienen, la cual se podría satisfacer si asiste al evento. Es muy importante que no exageres y ofrezcas solo lo que puedes dar, recuerda que la experiencia que brindes durante el evento es lo que se recordará.
3. Utiliza herramientas de seguimiento para evaluar los avances de tu estrategia
Esto te dará la información necesaria para determinar lo que funcionó dentro de tu estrategia, también para detectar fallas y tomar los correctivos necesarios en tus próximas estrategias de marketing.
Una forma efectiva de medir los avances es a través de los indicadores de éxito (KPIs). Estos, al estar establecidos partiendo de los objetivos de la estrategia marketing, podrás ir evaluando cómo va la estrategia y definir oportunamente si debes hacer ajustes.
Lo primero que debes hacer es definir qué es lo que vas a medir y esto dependerá de la fase de la estrategia en la que te encuentres. Por ejemplo, unos de los aspectos a medir sin duda es el número de registros y luego comparar con lo que te habías propuesto lograr. Si el registro es menor debes evaluar cuáles son las posibles causas y definir qué hacer para mejorar ese indicador.
Lo siguiente a definir es cuál es el propósito de medir este indicador. La idea es que evalúes si es relevante o debes desecharlo.
Seguidamente, evalúa en qué periodo harás la medición: dos días, una semana, etc., cuál será la información que utilizarás y de dónde proviene: tráfico web, alcance en redes sociales, aperturas de emails, etc.
Planifica tus acciones en diferentes fases o estados del evento
Tal y como sucede en otro tipo de estrategias de marketing, no puedes perder de vista el timeline, pues en la medida que se acerca el evento debes mantener o redoblar tus esfuerzos y estar atento a tus canales de marketing por si requiere cambiarlos o redoblar su uso.
¿Cómo puedes hacerlo? ¡Muy sencillo!, divide tu estrategia en fases.
Primera fase: La promoción inicial del evento
Esta fase corresponde al periodo anterior al registro o venta de entradas. Debe estar enfocada en dar a conocer tu evento y dar más visibilidad a tu marca.
Para lograrlo, puedes compartir un comunicado de prensa. Esto, además de ayudarte a promocionar tu evento, te servirá para captar la atención de los influencers y ganar el interés de los posibles patrocinadores.
Las redes sociales deben ser una constante durante toda la estrategia, pero en esta fase recuerda que la intención es conseguir la máxima difusión y las redes sociales son perfectas para ello. Tu foco debe estar en conectar con las cuentas personales y profesionales con las cuales coincide el interés en el tema del evento. Es momento de que diseñes un hashtag único, impactante y fácil de recordar. Y, obviamente, también debes hacer el anuncio en tu sitio web y otros canales como puede ser YouTube o en plataformas de podcasting en el caso de disponer de uno.
Segunda fase: Oficializa la fecha del evento y anuncia el inicio del registro
La segunda etapa consiste en la apertura del registro o venta de entradas. En esta fase se involucran fuertemente todos los canales marketing: prensa, influencers, redes sociales, email, marketing y campañas publicitarias en Google, Linkedin, Facebook Instagram, etc.
Aprovecha los datos de contacto de las personas que hayan manifestado su interés hasta el momento. Informa de los períodos de ventas con descuentos y, si es gratuito, resalta que el aforo es limitado.
El objetivo es lograr que el mayor número de personas decidan registrarse al evento y, si fuera el caso, compren las entradas. Generar una sensación de urgencia es la clave.
¿Cómo puedes lograr la sensación de urgencia?
En la fase primaria del lanzamiento del evento puedes hacer ventas Early Bird de las entradas a un precio menor, esto hará que las personas evalúen si ciertamente quieren asistir y así decidir rápidamente comprarlas.
Un cupo limitado para asistir al evento es otra forma muy eficaz para lograr la sensación de urgencia.
Tercera fase: Durante el evento convierte a los asistentes en los promotores de tu evento
Durante el evento tienes la oportunidad de maximizar su alcance, esto puedes lograrlo gracias a los asistentes.
Diseñar algunas dinámicas en vivo que impliquen la participación del público, permitirá que muchos se involucren y compartan lo que sucede a través de sus redes sociales. Haz que se diviertan e incluso se sorprendan, pues seguramente ellos querrán que otros conozcan su experiencia y, será sin duda, uno de los mejores momentos para que tu evento se viralice. No olvides incentivarlos a utilizar el hashtag del evento.
Cuarta fase: Mide los resultados y aprende de la experiencia de los asistentes
Medir los resultados permitirá conocer objetivamente si has logrado la meta que te propusiste.
Esta fase será muy importante en el diseño de próximos eventos, al saber qué piensan realmente los asistentes. Puedes enviarles una encuesta que además de darte opiniones sin sesgos, te aporte más información para tus futuros eventos. Además, las encuestas son muy buenas para lograr “insights”.
Esmérate en hacer una encuesta que ofrezca una buena experiencia, fácil de entender y con preguntas claras. Es muy importante que esté optimizada para los móviles. En este sentido plataformas como Qwary o Survey Monkey son algunas de las mejores opciones en el mercado.
Comprender realmente como ha sido la experiencia de los asistentes te ayudará a averiguar qué desean, necesitan y esperan en un evento. Esta información es clave para mejorar tus próximos encuentros.
Evalúa también cuál ha sido el impacto que tu evento ha tenido en las redes sociales y cuál fue la relación entre el costo del evento y los ingresos obtenidos, así como los clientes con los que se han logrado acuerdos.
Estos son algunos de los consejos básicos a la hora de comenzar a diseñar tu estrategia. Recuerda que el marketing de eventos cuando se acompaña de una buena estrategia, es muy potente para lograr los mejores resultados.
Si aún no tienes suficiente experiencia o necesitas el apoyo de una agencia de marketing de eventos que te ayude a llegar a una audiencia más grande, lograr más ventas, registros, o tener una posición más fuerte a la hora de promocionar tu evento, no dudes en contactar con nosotros.
