Cómo organizar un evento empresarial impactante

Cómo organizar eventos empresariales memorables

Convertir tus eventos de empresa en una experiencia, es un arte que solo se logra con creatividad. Si quieres crear un evento empresarial que tenga alta difusión, tienes que apuntar a la novedad útil y lógica. Dar toques de irreverencia, de personalidad de marca, de unicidad. No desde lo elitista, sino desde la parte emocional del evento.

Debes pensar fuera de lo convencional, y llegar a niveles creativos donde otros no hayan llegado con una inversión asumible y un retorno claro de la inversión.

¿Qué te ayudará a conseguir un evento de éxito?

Ten claro el objetivo base de tu evento:

1. ¿El objetivo es conseguir nuevos clientes?
2. ¿Hacer un lanzamiento?
3. ¿Desarrollar una base de datos?
4. ¿Cuál es el KPI de medición de éxito de tu evento?

Usa tu creatividad. Define cómo sería todo el proceso del evento:

1. ¿Qué servicios necesitarás?
2. ¿Quiénes asistirán?
3. ¿Cuál es el objetivo de cada acto o parte del evento?
4. ¿Cómo te acercas a tu KPI?

Presupuestos y logística

Compara la magnitud del evento con el presupuesto de inversión de la marca y oriéntalo en función de lo que la marca quiere conseguir. Los resultados que se esperan deben ser proporcionales a la inversión que se busca hacer. Si esto está claro, no tendrás problemas futuros.

Un evento es principalmente un despliegue logístico de calidad, y eso es lo que tienes que lograr. Antes del evento realiza una comprobación de cada actividad individualmente y luego analiza el conjunto. La falta de experiencia se nota en esos pequeños detalles que conectan las partes independientes de tu evento.

Otros puntos clave al momento de organizar eventos de empresa

• Debes entender que los asistentes a un evento empresarial están buscando experiencias, momentos memorables o momentos WOW. Es interesante buscar detalles de personalización y agilidad en los procesos de ingreso, inscripción o cualquiera que pueda generar un cuello de botella en el evento.
• Involucra al resto de tu empresa en el proyecto de la creación del evento. Las diversas perspectivas te darán fuerza en la ejecución de la logística y, más tarde, en el evento en sí mismo. Es importante, si estás creando eventos para terceros, que entiendas que eres parte de un equipo. Debes involucrarte en el proceso y que ellos también lo hagan contigo para lograr un evento que cumpla con el objetivo.
• Genera experiencias para todos, es decir, no solo para los asistentes sino también para tus socios de negocio durante tu evento. Esto estrechará lazos con todos los presentes, sobre todo si son aliados estratégicos que han permanecido fieles a tu marca.
• Da un giro creativo a tu evento, que llame la atención de los medios y te permita un mayor alcance orgánico, como notas de prensa y segmentos de la televisión. Esto dará empuje al evento que estás organizando. Pero esto no llega gratis, realmente debes conectar con la curiosidad de la gente, las experiencias, lo disruptivo, lo fuera de serie, lo novedoso.

Siempre piensa en el registro de los resultados de tu evento

Al finalizar, deja registro de todo el evento. Los procesos, los resultados, los hallazgos. Esto te permitirá mejorar evento tras evento llevando una bitácora de tu alcance. Esto es especialmente importante cuando estás llevando eventos de terceras marcas, ya que de esta forma le da fuerza y profesionalismo al trabajo realizado.

Crea valor para tu marca en tus eventos empresariales con experiencias relevantes

Tanto si eres creador de soluciones para eventos de empresas, como si desarrollas tus propios eventos, debemos enfocarnos en dar valor. Una visión amplia de tu evento te ayudará a crear, a nivel estratégico, una conexión que va más allá.

La organización de eventos empresariales es una forma de fomentar negocios, relaciones y canales de comunicación de las puertas de tu empresa hacia afuera. Es por ello que cada vez más vamos transformando los eventos empresariales en espacios más atractivos, modernos y experienciales.

En este sentido, existen distintos tipos de eventos donde las marcas buscan añadir matices y, poco a poco, humanizarse, con el fin de que sean más atractivos para su público.

La vanguardia en eventos es la suma de una experiencia diferenciadora junto con contenidos de alta calidad.

¿Qué puedes incluir en tus eventos de empresa para mejorar la experiencia?

1. Espacios para espectáculos culturales o música en vivo además de las propias conferencias.
2. Showcookings en vivo como experiencia gastronómica.
3. Realidad aumentada como actividad recreativa o en presentación de productos.
4. Congresos híbridos, donde usuarios online y presenciales tengan el mismo nivel de experiencias.
5. Catas de productos novedosos (sobre todo en temas ambientales, veganos, fitness etc.) más inmersiones en el proceso productivo con realidad virtual, mixta o aumentada.

La idea de estos eventos es poder mezclar a la marca con experiencias memorables que permitan a los asistentes sentir una marca viva, dispuesta a dinamizar con ellos, con sus intereses y así estrechar lazos que promuevan más y mejores negocios.

Uno de los errores más importantes al momento de crear un evento es no imaginar. El no salirte de la norma y siempre pensar en lo que ya ha sido visto, en lo que ya ha sido hecho. Así que, aunque el límite lo establezca la capacidad financiera de tu empresa, tú sueña, imagina y luego optimiza.

Una de las claves para conseguir que tu evento sea memorable es hacer que los asistentes perciban valor mientras viven una experiencia diferente respecto a otras que ya conocen.

Cómo crear un evento empresarial diferenciado

Un evento empresarial es una de las mejores inversiones par las empresas. Este tipo de evento, es la forma de generar conversiones y conversaciones de forma más masiva y a la vez organizada para una marca.

Desde nuestra experiencia, te explicamos qué ha funcionado para aportar valor y crecimiento a nuestros clientes. Estos tips te ayudarán a crear un mejor evento para tu empresa.

Escucha con atención los parámetros que se quieren lograr con el evento

Los parámetros lo son todo, es la definición de los objetivos del evento desde los distintos espacios de creación: Logística, finanzas, marketing, recursos humanos etc. Hay un sin fin de formas de llegar a los objetivos. Está en las manos del creador del evento definir la mejor ruta para no dejar nada fuera.

Un tip pro para parametrizar es realizar listas de todo lo que requiere cada stakeholder, relacionado con el evento de forma independiente, e ir maquetando todos los puntos comunes y su respectiva logística. Así lograrás resolver los macros del evento primero y luego proceder a los detalles de cada departamento.

Ten coherencia consistente, como diría un coach, en todo el evento

Recordemos que, sobre todo si son eventos empresariales de branding o ventas, la empresa quiere hacerlo viral en las redes sociales. La forma de lograrlo es que se empiece a hablar de ello fuera del evento.

Y entendiendo que la creatividad sin estrategia no sirve de nada. Si esa cuña, ese evento, ese blog, no ayuda a generar más negocio o mejor posicionamiento, entonces no sirve de mucho.

En este caso, vale la pena observar en cada etapa el avance que estamos teniendo y si en este avance estamos logrando los objetivos propuestos.

Algunas preguntas base que puedes hacerte en este punto son:

1. ¿Esta (añade aquí la experiencia) sirve para conseguir (añade aquí el objetivo de la actividad que estás creando)?
2. ¿Puedo sustituir este (añade aquí un objeto costoso, una experiencia costosa) por algo que impacte más a menor precio?
3. ¿Si yo fuese (coloca aquí nombres de varias personas invitadas al evento) qué te gustaría ver/sentir/entender? ¿Qué compartiría del evento en las redes sociales?

5 errores que no debes cometer al crear eventos corporativos o de empresa

Carlos Mangado es uno de los mayores especialistas en temas de eventos corporativos. Lleva más de 30 años en el área y ha sido el organizador de eventos tan disruptivos como los de la marca RedBull. Tuvimos el placer de tenerlo como ponente en nuestro evento anual MCDAY. En su charla, explica 5 errores estratégicos que no debes cometer, en el momento de generar ideas para un evento corporativo, que sirven tanto para terceros como para tu propio evento. Puedes ver el video completo de su charla. Aquí te dejamos un resumen de los puntos principales y otros consejos prácticos:

1. No dedicar tiempo a imaginar tu evento corporativo

Para poder realizar eventos corporativos originales y disruptivos tienes que imaginar, crear primero el evento en tu cabeza. Es por eso que hay que dedicar tiempo a soñar con tu equipo. Incluso es importante generar espacios de creatividad compartida, donde todos aporten ideas.

Para dar rienda suelta a tu creatividad, puedes utilizar distintas técnicas para potenciar tu evento.

Por ejemplo:

• 4x4x4: Es una técnica en la que se van generando 4 ideas por ronda, primero individualmente, luego en parejas y luego en equipos de cuatro personas. Esta forma va permitiendo que las ideas se vayan limpiando en el camino, a medida que la técnica avanza.
• Círculo Silencioso: Se colocan preguntas relacionadas a cosas que resolver de la organización del evento corporativo en post-it y se colocan alrededor de la sala. Luego, por quince minutos, se camina alrededor de la sala, leyendo tanto las preguntas como las ideas. Cada quién va añadiendo ideas en post-it alrededor de estas preguntas.
• SCAMPER: Esta es una forma de evaluar lo existente y darle giros útiles para crear eventos corporativos más eficientes. Se basa en ir aplicando el pensamiento paralelo de acuerdo al acróstico, que significa Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Permutar (cambiar de propósito), Eliminar y Reorganizar/Revertir.

Estas son herramientas particularmente útiles cuando el equipo se atasca, es decir, cuando la creatividad no está fluyendo como quisiéramos o cuando nuestro equipo está desarrollando las ideas en un nivel muy básico.

2. No convertirte en un asesor del evento corporativo

La forma en cómo vendes tu marca hace la diferencia, pero también el trabajo que haces y la forma en cómo te relacionas con tu cliente. En este punto, Carlos comenta que ser un solucionador de problemas es la base para ser un creador de eventos exitoso, no es lo mismo ser solo un proveedor u organizador de eventos que ser un asesor, ya sea para tu propia empresa o para terceros

Es decir, ¿cómo puedes ayudar a tu cliente o empresa? ¿Cómo puedes resolver su carga más pesada? ¿Cuál es el verdadero motivo por el cual quiere cuenta contigo para organizar su evento? Entender estas preguntas te dará la pauta para realmente asesorar y proponer acciones de la mejor forma posible.

3. No considerar al cliente tu socio

Pensar que estás haciendo tu trabajo por un lado y que eres independiente, ajeno a todo lo que es y pasa en la empresa de tu cliente o en el resto de tu empresa, es un error que no debes cometer al momento de crear un evento corporativo. Tu labor como socio creador de un evento es ir confirmando que estás dando las pautas correctas. Y que tu labor es plantear ideas y socializarlas con los “dueños del evento”.

Finalmente, es cada marca la verdadera dueña del evento. De lo que quieren hacer en él, y tú eres un instrumento, un medio para que se lleve a cabo. Por ello, tener el pensamiento de “yo voy a lo mío, le digo que vamos a hacer y directamente lo hacemos” es una forma de trabajo que no es posible en estos tiempos, ni en este sector.

4. No intentar convertir un evento empresarial en una experiencia

Amamos las experiencias, nos volvemos adictos a ellas. A sentir, a soñar, esperamos que cada lugar a donde vamos nos genere emociones que nos hagan sentir vivos. Un evento de empresas no es diferente.

Los restaurantes más famosos del mundo generan experiencias gastronómicas, no solo sirven comidas. Y es en este sentido que tenemos que entender a los eventos como organismos vivos, generadores de experiencias personales aunque estemos en un evento corporativo.

5. No compartir los resultados del diseño y organización

Este punto es vital para los eventos corporativos siguientes de esa marca o de tu empresa. Cada evento tiene sus particularidades, sus KPI’s y también sus resultados.

Un reporte al finalizar que contenga qué se realizó, cuál fue el presupuesto inicial, cuánto se invirtió en el evento y cuáles fueron sus resultados, es necesario. No solo para generar confianza en todo el equipo, sino también para dar orden a cada acción de marketing que se realiza. Y es que no importa la silla que tengas, si es la de asesor o la de jefe de equipo interno, siempre queremos saber si hicimos las cosas bien y si podemos mejorar.

3 Tips para el reporte final de tu evento corporativo

1. No solo tomes en cuenta la cantidad de asistentes. Trabaja en mecanismos dentro de tu evento para que puedas contabilizar al final qué estuvieron haciendo. ¿Qué espacios del evento utilizaron más? ¿Qué fue lo más comentado? El customer journey del evento es vital para crear nuevos eventos aún más potentes.
2. Utiliza gráficas porcentuales y no valores absolutos como la principal referencia. Al final del día, estás buscando las tendencias de tu propio evento para duplicar las mejores.
3. Aporta los resultados y luego los datos financieros, esto permite un enfoque más en la jornada del evento y promueve la conversación hacia lo mejorable. Es importante que los resultados que prepares vayan en sintonía con los KPI’s que dieron origen a tu evento.

En Natinnova conocemos de cerca la organización de eventos empresariales y sabemos todo el alcance y esfuerzo que se necesita para llevarlos a cabo. Por ello, si necesitas un apoyo extra en todo el proceso de organizar un evento corporativo o de empresa, contáctanos, estamos aquí para ayudarte.