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Cómo conseguir patrocinadores para tu evento. Guía práctica


Cómo conseguir patrocinadores para tu evento. Guía práctica

Si estás buscando patrocinadores para tu evento sin un mapa, es difícil saber por dónde empezar. Por ello, esta guía te acompañará durante el proceso de búsqueda de patrocinadores para diferentes eventos.


Cómo conseguir patrocinadores para tu evento desde cero

Cuando te planteas organizar un evento, es normal buscar patrocinadores desde el primer momento, aunque no siempre ese impulso es el que mejor funciona. Conseguir a un posible patrocinador para un evento no es un proceso instantáneo. Antes de llegar a un acuerdo, el posible patrocinador querrá conocer y entender bien el proyecto. Para ello, tu evento tiene que tener mucho potencial de alcance en términos de marketing, debe ser atractivo y emocionante. 

Para lograrlo debes trabajar en un proyecto de presentación del evento que, aunque sea breve, genere un impacto positivo en el posible patrocinador que lo lea. Tiene que mover algo en su corazón y en sus bolsillos. Puedes conseguir este impacto presentando al futuro patrocinador un documento tipo brief que le permita ver con claridad algunos puntos de relevancia de tu evento. 


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5 cosas que debe tener tu brief para buscar patrocinadores

Empecemos por el principio. Tu evento debe tener un nombre que lo proyecte como un evento de la categoría a la que pertenezcan los patrocinadores que quieres encontrar y a su vez, que te haga llegar a tu público objetivo. 

Ten en cuenta que un evento es una oportunidad para las marcas de conseguir a clientes de una forma específica. Para ti, es una oportunidad de llegar a tu público objetivo. Por lo tanto, debes investigar a qué empresas, públicas o privadas, les interesaría el perfil de personas a las que va dirigido tu evento. 

Te ponemos un ejemplo. Supón que vendes alimentos orgánicos para bebés. ¿Cómo vas a conseguir patrocinadores? Probablemente, el público objetivo de tu evento sean madres y padres de bebés, con ciertas edades, ingresos y maneras de pensar. Si presentas tu evento como "Pasitos a la alimentación responsable", un sponsor que vende juegos de mesa para niños entre 12 y 15 años no vaya a querer ser patrocinador. ¿Por qué? porque no va a ver valor o potencial de obtener beneficios con el público objetivo al que va dirigido tu evento. 

En definitiva, aunque ya hayas comprendido la idea, si estás buscando patrocinadores para un evento debes identificar qué cosas tienen en común con tu evento y cómo puedes ofrecerles valor. Por ello, antes de trabajar en un brief, define muy bien el perfil de los asistentes a tu evento. Luego, haz un listado de que empresas o instituciones podrían estar interesadas en patrocinarlo. Solo entonces podrás pasar al siguiente paso. 

Teniendo esto claro, ya sabrás a quién dirigir tu brief cuando estés buscando patrocinadores específicos. ¡Sigamos!


1. Creando un brief para buscar patrocinadores: Contextualiza tu evento

En este espacio del brief, debes establecer la tipología del evento y el contexto. Quizá es un evento social, un evento corporativo o un evento cultural, entre otros tipos de eventos. Lo ideal es que este apartado no sea muy largo y que aporte datos estratégicos que le permitan ver, a tu posible patrocinador, que estás creando un espacio para él, donde también conseguirá valor.


¿Qué puede aportar valor a un patrocinador?

El concepto de valor es muy subjetivo y cambia dependiendo de lo que quieras conseguir y también de lo que el patrocinador esté buscando. Aquí puedes ver algunos ejemplos de valor que pueden aplicarse en múltiples casos:

  • Un espacio físico que ayude a dar a conocer un producto nuevo a tu nicho de mercado.
  • Posibilidad de captar nuevos leads durante el evento.
  • Compartir los datos o resultados del evento.
  • Acceso a los diferentes perfiles de clientes.
  • Retroalimentación del cliente para un equipo en proceso de construcción.
  • Mención, difusión, compromiso y presencia frente a sus clientes potenciales.

Si enfocas tu brief en proyectar un evento valioso para los patrocinadores, te será más fácil encontrar patrocinadores. 


Tienes que valorar,  desde la perspectiva del  patrocinador, qué le interesa y  qué beneficios busca.


2. Cómo conseguir patrocinios: Define las características de tu evento

Crear experiencias es parte del proceso al crear un evento. Un evento que logra conseguir patrocinios suele crear experiencias únicas, tanto para los asistentes como para sus patrocinadores. En este sentido, debes dar al posible patrocinador una base clara que le ayude a imaginar el evento y la experiencia que vivirán los asistentes. 

¿Qué actividades o ideas podrías plantearte como experiencias atractivas para el patrocinador durante tu evento? Vuelve arriba, a la lista de qué puede aportar valor y contempla algunas ideas que te ayuden a alinear las inquietudes del público de tu evento con el objetivo de tu sponsor o patrocinador.


3. Buscando patrocinadores: Ayúdalos a imaginar el evento

Si tu equipo tiene la posibilidad de maquetar el evento, bien sea con un proyecto 3D, herramientas digitales, folletos informativos u otros materiales o técnicas, hazlo. Al buscar patrocinadores, es importante que les presentes un proyecto en el que puedan imaginarse dentro de él

Puedes utilizar los recursos que necesites, pero ten presente que el objetivo principal es impactar con el planteamiento de tu evento. Así que pon a funcionar tu creatividad en ello.


4. Brief para conseguir patrocinadores: Dile qué, o cómo, ganáis ambos con el evento

Un patrocinio no tiene casi nada que ver con un acto de bondad, es un acto de interés. Para conseguir patrocinios es necesario que las entidades a quién lo ofreces, puedan cumplir objetivos propios a través de ti. 

Supongamos que el equipo de marketing de uno de tus potenciales patrocinadores, tiene varios objetivos en su trimestre. En el momento de presentarle tu proyecto de evento, evaluará si alguno de los objetivos que le falta por cumplir puede alcanzarlo contigo o, en su defecto, a través de ti. 

Y es importante entender que los objetivos normalmente van enfocados a:

  1. Obtener más ventas: con tu evento puede aumentar su volumen de ventas en alguna zona o área específica.

  2. Mejorar la conversión: eres un espacio donde logra convertir leads en clientes de forma más rápida o eficiente.

  3. Alcanzar mayor visibilidad: ayudas a tu sponsor a llegar a personas a las que no ha podido llegar por sí mismo.

Tienes que saber que buscar patrocinadores es un ejercicio de beneficio mutuo y que, usualmente, las marcas no tienen como objetivo puro patrocinar más eventos. Por eso, debes plantear este punto a través de esos objetivos, que son los más comunes. Así que ocúpate de dejar claro cuáles serán las rutas en las que se retornará la inversión cuando presentes el proyecto. 


Para conseguir patrocinios,  es necesario que les expliques cómo van a lograr cumplir objetivos propios a través de ti.


5. Deja claros los acuerdos cuando estés buscando patrocinios

Existen diferentes tipos de patrocinios que puedes conseguir. Depende de lo que estás buscando y de cuáles sean tus objetivos, puedes hacer un poco de investigación. La idea es que puedas conseguir patrocinios de una forma homogénea y sencilla y que entiendas los costes que puede suponerte. 

Hay cuatro formas de colaboración muy comunes que, dependiendo de si estás buscando patrocinadores de un tipo o de otro, te será más fácil encontrarlos:

  1. Formación: muchos eventos requieren formación, tanto propia como para terceros. Si es tu caso, hay organizaciones comprometidas con el aprendizaje que pueden desarrollar alianzas contigo.

  2. Equipamiento: este caso es particular ya que, cuando hablamos de eventos puntuales, la adquisición de equipos como pantallas, sillas, mesas o sistemas de sonido, suelen ser costosos. Sobre todo si no van a ser equipos que utilices de manera regular. Si es tu caso, una alianza en este sentido te será útil para capitalizar al máximo tu evento.

  3. Comunicación: hablamos de estrategias de marketing, medios o de otros planteamientos que pueden aportarte los patrocinadores. Por ejemplo, financiar directamente una campaña digital.

  4. Cobertura audiovisual en directo: especialmente, el llevar un evento al entorno online amplia la audiencia y el atractivo del encuentro. En ocasiones nosotros mismos patrocinamos eventos aportando la retransmisión en directo por streaming, incluso la plataforma virtual y otras soluciones de networking, pasarela de pago o registro, etc.

  5. Económico: es un patrocinio cuyo acuerdo se mide en dinero que te ayudará a llevar el evento a cabo. Cuando vas a presentar esto, debes llevar al menos tres paquetes de patrocinio, donde expliques cuánto tiene que aportar el patrocinador y qué vas a ofrecerle a cambio.

En el mundo de los eventos, buscar patrocinadores es muy común. Básicamente, esto es porque usualmente los eventos son costosos de realizar y no siempre tienen una compensación económica directa como, por ejemplo, una entrada de un concierto. 

Por ello, si estás buscando patrocinadores, te recomendamos definir bien las delimitaciones del patrocinio que estás solicitando. 


Establece diferentes formas de colaboración según tus necesidades,  las de los patrocinadores  y la tipología de tu evento.


Buscando patrocinadores privados. ¿Cómo lo hago?

Los patrocinadores privados se encuentran en empresas, proyectos y fundaciones que tienen ciertos principios, ideales y acuerdos sociales. Por poner un ejemplo: 

El sector bancario suele tener estrechos lazos con temas culturales y, hasta el año pasado, las empresas mejor valoradas por su relación con la cultura fueron La Caixa, Banco Santander y BBVA. Esto no significa que otros sectores comerciales no inviertan en cultura, ejemplo de ello son Coca-Cola y Telefónica, solo que es interesante que tengas en cuenta a los stakeholders principales cuando estás buscando patrocinadores para tu evento. 

En este sentido, si estás desarrollando un evento de tipo cultural y estás pensando en la manera de conseguir patrocinadores privados, este sería un buen camino por el que comenzar a investigar. 


¿Cómo conseguir patrocinadores públicos?

Para buscar patrocinadores públicos hay que prepararse bien. Pero no te preocupes, no es complicado de conseguir. Es simplemente que tu evento tiene que cumplir con ciertos parámetros para conseguirlo. En algunos lugares, se manejan formularios de solicitud de patrocinios donde debes tener, previamente, un brief preestablecido y bien conformado para rellenar el resto de datos. 

Adicionalmente, se suele invertir en proyectos enfocados a mejorar la vida de los agricultores y ganaderos, y en la transformación de materias primas. Es decir, en proyectos que ayuden a crear más y mejor industria. 


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¿Cuándo puedes buscar patrocinadores para tu evento?

A un evento, ya sea puntual o recurrente, puedes conseguirle patrocinio desde el día uno de su organización. Pero primero debes recordar que mientras más atractivo sea el dossier o brief del evento que presentes, más oportunidades tendrás de conseguir a los patrocinadores en cada visita que hagas. 

También es útil que plantees los indicadores de éxito de gestión de tu proyecto,  como por ejemplo:

  • ¿Con qué cantidad de asistentes sería exitoso tu evento? En este punto, también explica cuál será la exposición de las marcas patrocinadoras dentro de tu evento.

  • ¿Qué acciones se tienen que cumplir para considerarlo un lead valioso? Plantea el customer journey de tu evento con pulcritud, de tal manera que adquieras la mayor cantidad de leads calificados posible cuando llegue el momento de tu evento.

  • ¿Qué tipo de interacción estás buscando? ¿Cómo la conseguirás?

  • ¿Cuáles serán los parámetros de tus resultados? Diseña una tabla que ayude a visualizar estos datos. Le dará, a las personas que la lean, la confianza y seguridad de estar hablando con un equipo estratégico.

Recuerda que diseñar y realizar escenarios también es una técnica útil para organizar y medir tu evento. Si el posible patrocinador ve que su marca tendrá un lugar prominente en el mismo, ganará fuerza tu discurso. 

Teniendo en cuenta lo comentado, todos los posibles patrocinadores tendrán claridad sobre sus posibles beneficios a través de tu actividad. Una vez hayas plasmado todos estos elementos en tu brief y los destaques claramente en tu presentación, ¡estarás listo para presentar una propuesta de patrocinio!